出納人員應當了解本單位的備用金保管和使用情況，按照規定辦理預借和報銷手續，保證備用金的安全與完整。
1.備用金借支管理
(1)由企業各部門填制“備用金借款單”，一方面財務部門應管理需要核定各零星開支，另一方面則憑此單據支給現金。
(2)各部門零星備用空一般不得超過規定數額，若遇特殊情況，應由管理部門經理核準。
(3)各部門借支零星備用金時，應將取得的正式發票定期送到備用金管理人員(出納人員)手中，沖轉借支款或補充備用全。
2.備用金保管
(1)備用金收支應設置“備用金”賬戶，并編制“收、支日報表”遞交財務經理。
(2)備用金應根據取得的發票定瑚編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況。
(3)備用金賬戶應做到逐月結清。
(4)出納人員應妥善保管與備用金相關的各種票據。
3.備用金的預借
(1)備用金管理一般有定額管理和非定額管理兩種方法。定額管理是根據各部門的實際需要和單位的財務負擔能力核定并報有關領導批準的備用金定額;非定額管理是按每次業務所需備用金管理額預借并按報銷壘頓核銷的備用金。
(2)財會部門應會同單位有關部門制定備用金的使用范圍，開支權限，領款、報精手續及報銷期限，并在預借時向專門負責人予以書面說明。
(3)領用備用金時，應借記“其他應收款-A部門(××個人)備用金”科目，貸記“庫存現金”科目。
4.備用金的報銷
(1)定額備用金的報銷。各部門在使用備用金后要到財務部門報銷，報銷期限至少每月一次，報鋪時出納員接審核無誤的報銷單據支付現金給備用壘管理人，補足其原定額。只有等到期末終了、撤銷定額備用金或調換經辦人時才全部交田備用金。
(2)非定額備用金的報銷。非定額備用金一般系根據特定業務的需要而預借，因此并非長期保留項目，而是在業務辦理完后憑有關票據到財務部門一班性報銷，多退少補，一次結清，下次再用時則重新辦理手續，管理上與差旅費的預借和報銷十分類似。
【例】月末生產部門備用金保管員小劉報銷辦公用品支出300元。編制會計分錄如下：
借：制造費用 300
貸：庫存現金 300
【例】年度終了，收回生產部門備用金1 000元，待重新核定后再設立備用金。編制會計分錄如下：
借：庫存現金 1 000
貸：其他應收款——生產部門備用金 1 000
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